Politique de confidentialité

Entrée en vigueur le 25/05/2018

PILOT PEN FRANCE s’engage à protéger vos données personnelles et à se conformer au règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGDP), et aux dispositions en vigueur en France.

Nous souhaitons donc vous informer de la manière dont nous traitons et collectons vos données personnelles.

Notre activité principale est la vente d’instruments d’écriture et la promotion de notre marque. Nous n’avons donc pas pour objectif de traiter vos données à grande échelle.

Nous ne transférons pas vos données à des tiers, sauf :

  • A nos sous-traitants, lorsque cela est nécessaire, et dans des conditions bien spécifiques,
  • A d’autres tiers, si nous sommes légalement soumis à cette obligation.

Que ce soit nous-même ou nos sous-traitants, nous ne collectons pas vos données personnelles avec l’intention de les commercialiser auprès des tiers ou de les utiliser pour des raisons marketing sans votre consentement ou dans le but d’établir votre profil détaillé.

Nous collectons et traitons vos données uniquement pour les raisons décrites dans la présente politique de confidentialité et si l’un des fondements juridiques suivants est applicable (article 6 du Règlement européen) :

  • le traitement est nécessaire pour l'exécution de notre relation contractuelle avec vous ou pour l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
  • le traitement est nécessaire en raison d’un intérêt légitime (par exemple, et sans que cela soit limitatif, notre intérêt à répondre à une de vos questions ou demandes, gérer notre relation contractuelle avec vous, ou améliorer nos produits et notre site internet) à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection des données à caractère personnel ;
  • le traitement est effectué avec votre consentement, lorsqu’il est nécessaire ;
  • le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Conformément au Règlement européen, nous vous informerons lorsque nous collectons vos données personnelles, du but de la collecte et du traitement de vos données personnelles, du fondement juridique qui nous permet de traiter vos données, des destinataires de vos données, de la durée du traitement et de vos droits.

Lorsque vous entrez en contact avec PILOT PEN FRANCE, le responsable du traitement des données personnelles concernant :

  • les clients, professionnels ou particuliers, existants ou prospects,
  • les fournisseurs,
  • les candidats,
  • les visiteurs de nos sites internet,

est PILOT PEN France, SAS au capital de 280 000€, située PAE de la Caille 74350 Allonzier la Caille – France, Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Annecy sous le numéro 798 362 778.

Si vous souhaitez nous contacter concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à l’adresse email suivante : vieprivee[at]pilotpen.fr.


Quelles règles s’appliquent à vous ?

Quelles règles s’appliquent dans tous les cas ?


Quelles règles s’appliquent à vous ?

Si vous êtes un fournisseur ou un client B2B

En tant que partenaires commerciaux, nous avons besoin de collecter des informations personnelles concernant les représentants ou les personnes référentes chez nos fournisseurs ou clients professionnels.

Nous collectons vos données lorsque vous entrez en contact avec nous, lors de la conclusion d’un contrat, lorsque vous créez un compte sur notre plateforme en ligne B2B ou lorsque vous vous abonnez à notre newsletter ou à nos offres marketing.

La collecte et le traitement de vos données sont nécessaires pour entrer en contact avec vous (par exemple, pour vous fournir un devis), pour exécuter un contrat et suivre notre relation commerciale, pour mener des actions marketing, ainsi que pour prévenir les cas de fraudes, se conformer à nos obligations conformément aux lois et règlements applicables, et être à même de défendre nos droits.

Nous pouvons détenir les informations personnelles suivantes :

  • nom, prénom, fonction et informations de contact comme l’adresse email ou le numéro de téléphone professionnel,
  • certaines informations financières qui sont nécessaires (comme par exemple, l’historique des factures, des informations relatives aux règlements) si vous êtes un entrepreneur individuel.

Ces données personnelles sont destinées à la société PILOT PEN FRANCE afin de gérer votre activité (par exemple : vente, comptabilité, approvisionnement). Elles peuvent être transmises à d’autres entités Pilot lorsque cela est nécessaire, par exemple, si le contrat local fait partie d’un contrat Europe conclu avec le Groupe du fournisseur ou du client.

Nous ne transmettons pas ces données à d’autres entreprises ne faisant pas partie du groupe ou du réseau Pilot sauf dans le cas où cela est requis par la loi.

Les données personnelles collectées au cours de notre relation d'affaires seront conservées pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs spécifiques de traitement des données décrits ici ou au moment où les données sont collectées, sauf si des périodes de conservation plus longues ou plus courtes s'appliquent en vertu des lois applicables.

En particulier, nous conserverons les documents comptables obligatoires, telles que les factures, pendant un délai de 10 ans suivant la fin de l’année fiscale en cours.

Si vous êtes un prospect, fournisseur ou client, et que vous nous contactez par email, téléphone ou via notre formulaire en ligne disponible sur nos sites internet pour une demande spécifique, nous pouvons utiliser les informations que vous nous avez transmises ainsi que vos coordonnées pour suivre votre demande ou organiser une visite d’un de nos responsables commerciaux.

⇑ Retour

Si vous êtes un Consommateur…

… et que vous nous contactez via notre adresse email ou notre formulaire de contact

Si vous avez une question ou une demande, nous vous donnons la possibilité de nous contacter via notre formulaire de contact ou directement par email.

Nous recueillons les données suivantes lorsque vous nous adressez votre message :

  • votre civilité et votre nom, prénom,
  • votre adresse email,
  • votre adresse postale,
  • votre numéro de téléphone si vous avez renseigné ce champ.

Ces données sont destinées au Service Clients de PILOT PEN FRANCE, et sont collectées, uniquement pour entrer en contact avec vous et répondre à votre demande. Ces données peuvent être transférées à une autre entité Pilot si cela est nécessaire pour répondre à votre demande.

Par exemple, si vous contactez PILOT PEN FRANCE directement, il se peut, lorsque cela est approprié, que nous adressions directement votre demande, ou pas le biais de Pilot Corporation of Europe, à l’entité Pilot ou le distributeur Pilot du pays dans lequel vous vivez.

Vos données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire pour répondre à votre demande, à moins que la loi applicable nous impose de les conserver pendant un délai plus long ou plus court. Nous ne les utilisons pas dans un autre but.

… et que vous participez à un de nos jeux ou une de nos opérations promotionnelles

Vous souhaitez participer à un jeu ou une opération promotionnelle organisés par PILOT PEN France.

Lorsque vous participez, nous pouvons vous demander :

  • votre civilité, nom, prénom,
  • votre adresse email,
  • votre adresse postale.

Ces données personnelles sont transmises à l’équipe Marketing de PILOT PEN FRANCE et à toute société sous-traitante en charge de la gestion du jeu ou de l’offre. Elles seront utilisées aux seules fins de la prise en compte de la participation au Jeu, de la gestion du Jeu, de l’attribution des dotations, pour satisfaire à nos obligations légales et règlementaires et être à même de défendre nos droits.

Par exemple, nos sous-traitants (qui sont des agences spécialisées), peuvent être chargés de la prise en compte et de la vérification des participations, du tirage au sort, de l’envoi des prix aux gagnants,…

Nous transmettons vos données personnelles uniquement à des sous-traitants qui sont tenus par obligations contractuelles envers nous pour la gestion du Jeu. Nous ne commercialisons pas, et demandons à nos sous-traitants de ne pas commercialiser vos données personnelles ni de les utiliser pour une finalité différente sans votre consentement.

Nous utilisons votre adresse mail pour une finalité marketing, uniquement avec votre consentement (voir paragraphe « vous vous inscrivez à notre newsletter » pour plus d’explications).

Vos données personnelles seront conservées seulement pendant le délai nécessaire pour atteindre la finalité du traitement, à moins que la loi ne requière un délai plus court ou plus long.

… et que vous vous inscrivez à notre newsletter

Que ce soit sur nos sites internet, lors de la participation à un Jeu, vous pouvez choisir de vous inscrire à notre newsletter ou recevoir des informations promotionnelles sur nos produits par email. Nous vous demanderons toujours votre consentement dans ce cas.

Nous n’utilisons jamais votre adresse mail ou tout autre information personnelle vous concernant pour une utilisation marketing sans votre consentement.

Les données personnelles collectées sont uniquement destinées à l’équipe Marketing de PILOT PEN FRANCE et à tous sous-traitants chargés de gérer notre activité marketing. Ces derniers sont tenus de respecter des obligations contractuelles spécifiques, déterminées par nous-mêmes et relatives au traitement des données personnelles que nous leur transférons.

Nous conservons vos données personnelles pendant un délai de 3 ans à partir de votre inscription. Ce délai peut être renouvelé, à l’issue de cette période, avec votre consentement. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, en vous désinscrivant grâce au lien « se désinscrire » contenu dans nos mails.

⇑ Retour

Si vous êtes un visiteur de nos sites internet ou réseaux sociaux…

Lorsque vous consultez nos sites internet, nous ne collectons pas vos données personnelles.

Nous utilisons des cookies

Lorsque vous visitez notre site pour la première fois, nous vous informons que nous utilisons des cookies, à l'aide d'une bannière d'information figurant en bas de la page.

En continuant votre navigation sur notre site lors de l'affichage de cette bannière, vous consentez à ce que nous utilisions des cookies.

Un cookie est un fichier de texte sauvegardé dans votre navigateur ou sur votre disque dur par un serveur de pages Web. Les Cookies nous aident principalement à assurer un bon fonctionnement de nos sites internet.

Si les cookies sont bloqués (surtout les cookies techniques), il se peut que vous ne puissiez pas utiliser nos sites internet, sans difficultés, voire pas du tout.

Les cookies émis par notre site servent à :

  • permettre les fonctionnalités de base du site de fonctionner, c’est-à-dire, adapter la présentation de notre site aux préférences d'affichage de votre terminal (langue utilisée, résolution d'affichage, système d'exploitation utilisé, etc). Ces cookies sont utilisés et sont requis uniquement pour permettre un bon affichage de notre site et sont nécessaires.
  • établir des statistiques, connaître l’utilisation et les volumes de fréquentation de notre site afin d'améliorer le fonctionnement de nos services, uniquement si vous l’acceptez en continuant à parcourir notre site.
    Nous utilisons Google Analytics ou tout autre outil d’analyse similaire. L’information collectée est agrégée et ne permet pas une identification individuelle. Pour en savoir plus sur Google Analytics : http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html.
    Pour ne plus être suivi par Google Analytics sur les sites internet que vous consultez : http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
  • aider à mémoriser des informations que vous transmises à notre site pour faciliter l’accès à votre compte afin d’éviter de vous identifier plusieurs fois lors d’une même session, uniquement si vous l’acceptez.
Comment gérer vos préférences concernant les cookies ?

Vous pouvez choisir d’enregistrer les cookies sur votre terminal ou au contraire les refuser en configurant votre logiciel de navigation. La configuration de chaque navigateur étant différente, vous trouverez ci-dessous les informations qui vous permettront de savoir de quelle manière modifier vos souhaits en matière de Cookies. Vous pouvez aussi vous connecter sur le site http://youronlinechoices.com, et suivre les instructions proposées par ce site pour vous aider à contrôler, autoriser ou bloquer les cookies dans votre terminal.

Les cookies émis sur notre site par des applications de tiers

Nous sommes susceptibles d'inclure sur notre site des applications informatiques émanant de tiers, comme par exemple, Youtube. Ces applications utilisent des cookies lorsque vous les utilisez et nous n’avons aucun contrôle sur le processus utilisé par les applications de tiers, qui agissent pour leur propre compte.

Les réseaux sociaux comme Facebook ou Twitter sont susceptibles de vous identifier grâce au bouton du réseau social, même si vous n’avez pas cliqué dessus lors de votre consultation de notre site. Nous n'avons pas non plus de moyen de contrôle sur le processus employé par les réseaux sociaux. Cependant, nous avons choisi de ne pas afficher les boutons actifs des réseaux sociaux sur nos sites internet. Ainsi ces tiers ne peuvent pas vous identifier lorsque vous consultez simplement notre site.

Pour plus d’informations concernant les cookies et l’utilisation de vos données personnelles par ces applications ou réseaux sociaux, nous vous recommandons de consulter leurs politiques et conditions générales d’utilisation.

⇑ Retour

Si vous êtes candidat à un poste

Vous souhaitez postuler à un poste chez nous. Vous pouvez le faire via notre adresse email ou sur un formulaire de contact ou via l’un de nos sous-traitants comme par exemple une agence d’intérim.

Nous détenons les informations personnelles que vous nous transmettez dans votre CV, lorsque vous postulez, comme :

  • Votre nom, prénom,
  • Votre photo,
  • Vos coordonnées et informations de contact,
  • Vos diplômes,
  • Vos expériences professionnelles.

Toutes les informations que vous nous transmettez lors du processus de recrutement seront seulement utilisées si nous avons un intérêt légitime notamment afin de traiter votre candidature, ou pour remplir nos obligations légales et règlementaires si nécessaire.

Nous ne partagerons pas les informations que vous nous transmettez lors du processus de recrutement avec des personnes non autorisées et nous les conservons de manière sécurisées en interne.

Nous utiliserons les coordonnées que vous nous avez transmises pour vous contacter et vous informer de l’état de votre candidature.

Nous utiliserons les autres informations pour évaluer votre qualification pour le poste auquel vous avez postulé.

Nous conservons :

  • Si vous êtes embauché, les informations qui nous ont été transmises lors du processus de recrutement seront conservées pendant la durée de votre contrat chez Pilot puis pendant 5 ans après sa fin.
  • Si vous n’êtes pas sélectionné, ou recruté, nous ne conserverons pas vos informations. Avec votre autorisation, votre CV pourra être conservé pendant 2 ans à compter de la date de votre consentement.
⇑ Retour

Quelles règles s’appliquent dans tous les cas ?

Où stockons nous vos données ?

PILOT PEN FRANCE ne stocke pas vos données en dehors de l’espace économique européen (EEE).

S’il arrive qu’un de nos sous-traitants stocke vos données en dehors de l’EEE, nous nous assurons qu’il s’engage à fournir les mêmes garanties de sécurité et le même degré de protection de vos données que dans l’EEE (voir questions suivantes).

⇑ Retour

Est-ce sécurisé ?

Nous recherchons à garder vos données personnelles confidentielles, intègres et sécurisées.

Nous sommes très attentifs au choix de nos équipements informatiques, de nos logiciels, de nos sous-traitants et à l’amélioration de nos procédures internes. Nous prenons, et demandons à nos sous-traitants de prendre, les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles, empêcher leur perte, leur destruction, leur accès et leur utilisation non autorisés ou illégaux. Nous nous assurons que notre personnel en interne et le personnel de nos sous-traitants ayant accès à vos données personnelles sont tenus par un obligation de confidentialité et de sécurité.

Malgré les mesures que nous prenons, aucune transmission électronique ou stockage d’information ne peut être sécurisé à 100 % et de ce fait, nous ne pouvons garantir qu’aucune perte, destruction, accès et utilisation non autorisés ou illégaux de vos données ne pourra jamais arriver.

⇑ Retour

Comment travaillons-nous avec nos sous-traitants ?

Il se peut que nous devions communiquer vos données personnelles à nos sous-traitants.

Par exemple :

  • Si vous participez à un jeu, nous pouvons être amenés à travailler avec une agence pour l’organisation du jeu
  • Lorsque vous passez une commande, nous devons transmettre vos données personnelles à notre transporteur,;
  • Si vous faites acte de candidature par le biais d’une agence, l’agence récupère vos informations

La liste de nos sous-traitants, ainsi que le lieu de leur siège social, sont disponibles sur demande, en écrivant à vieprivee[at]pilotpen.fr. Avant de transmettre vos données personnelles à nos sous-traitants, nous signons un contrat avec eux afin de définir les engagements contractuels de chacun. Nous leur demandons de traiter vos données uniquement dans le but et pour la durée que nous avons déterminé. Nous nous assurons que le personnel autorisé à traiter vos données se soit engagé à respecter des règles de confidentialité et que des mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer un bon niveau de sécurité soient mises en place.

Nous nous assurons que nos propres sous-traitants ne sous traitent pas leur tâche, sans notre accord.

Nous pouvons être amenés à transmettre vos données personnelles à toutes autorités publiques, institutions compétentes ou tout autre destinataire légitime en application de la loi, notamment pour la protection et la défense de nos droits.

⇑ Retour

Quels sont vos droits ?

Conformément au règlement européen, dans certaines circonstances définies par les lois et réglementations applicables, vous disposez des droits suivants concernant les données personnelles que vous nous avez transmises :

  • Le droit de recevoir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel et ses conditions ;
  • Le droit d’obtenir l’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet : vous pouvez obtenir la confirmation que nous traitons ou non des données personnelles à votre sujet, et si c’est le cas, vous pouvez nous demander une copie de ces données, ainsi qu’une copie dans un format lisible par machine ;
  • Le droit de rectifier vos données : vous pouvez demander la modification, la mise à jour, la rectification des informations inexactes ou incomplètes vous concernant dans certains cas. Si vous disposez d’un compte, vous pouvez également modifier les données vous concernant directement sur ce compte ;
  • Le droit de demander que tout ou partie des données à caractère personnel vous concernant soient effacées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou si leur traitement est illicite ;
  • Le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel par exemple jusqu’à ce qu’une donnée incorrecte soit corrigée ;
  • Le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format lisible par machine et de les envoyer à un autre responsable du traitement (« portabilité des données ») ;
  • Le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel : vous pouvez nous demander de cesser l’utilisation et le traitement de vos données, à moins que nous démontrions que nous avons un intérêt légitime impérieux à les traiter. En cas de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer à tout moment ;
  • Le droit à ne pas faire l’objet d’une décision fondée seulement sur un processus automatisé si cette décision produit des effets juridiques sur vous-même et vous affecte de façon significative ;
  • Le droit de retirer votre consentement, lorsque le traitement de vos données est réalisé sur ce fondement ;
  • Le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès ;

Nous vous remercions de noter que l’exercice de ces droits peut faire l’objet de conditions déterminées par les lois et réglementations applicables.

⇑ Retour

Pour plus d’informations sur vos droits, vous pouvez vous rendre sur les adresses suivantes :

Si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez nous écrire à tout moment à : vieprivee[at]pilotpen.fr
Nous vous répondrons le plus rapidement possible et dans tous les cas, dans un délai d’un mois maximum à compter de la réception de votre demande.
Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité à cette occasion.

Vous avez le droit d’introduire, en cas de contestation sur le traitement de vos données personnelles, une réclamation auprès de la CNIL :

⇑ Retour

Mais aussi…